Badge Printing
Think environment. Print intelligent.

 

Comment fonctionne le Badge Printing

Longtemps parente pauvre de l’informatique, l’impression fait désormais l’objet de projet complexe. Analyser les flux d’impression, rationaliser le parc d’imprimantes, contrôler les éditions… De ces actions découle une volonté de réduire les coûts d’impression, historiquement très mal maîtrisés par les entreprises. Il existe donc une réelle problématique : comment diminuer le ratio imprimante/utilisateur en engendrant :

  1. une baisse sensible de la facture globale

  2. une optimisation de la confidentialité

  3. une traçabilité complète grâce à un reporting complet

  4. une approche green IT


Il y avait une place à prendre, iTEC a su la saisir



La solution “Badge Printing by iTEC”















Le job est envoyé sur un serveur d’impression qui le stocke pour une durée déterminée avant suppression automatique. L’utilisateur se déplace ensuite vers l’imprimante de son choix, passe son badge sur le lecteur et voit apparaître son/ses jobs sur l’écran tactile (le prix de l’impression du job y est également clairement indiqué). Il peut encore décider de l’annuler ou de valider l’impression en toute confidentialité. Par conséquent, seules les impressions réellement nécessaires sont réalisées, ce qui génère une réelle économie de papier et de consommables.


Quatre étapes pour mettre en place cette solution


ANALYSER > L’audit, une étape indispensable

Qui imprime quoi ? Sur quelles machines ? Comment ? A quelle fréquence ? Pour répondre à ces questions, une méthode : l’audit. Nous opérons en deux phases d’analyse, l’une logicielle, l’autre humaine. La première vise à obtenir à intervalles réguliers, une photographie instantanée du parc via un outil d’analyse qui collecte les données sur le type d’imprimante et de copieur toutes marques confondues (modèles, options, numéros de série, addresses IP, pages imprimées, alertes ...) En combinant ces photographies à l’aspect humain, nos consultants analysent ensuite le comportement des utilisateurs face à l’outil d’impression en étant présent sur le site et en les questionnant sur leurs habitudes d’imprimer, le tout étant clairement analysé et documenté par un plan de situation et d’occupation.


ORGANISER > Vers une remise à plat du parc matériel

Le but étant avant tout de définir une meilleure centralisation des impressions cela grâce à la mise en place de systèmes multifonctions A4 (MFP) très rapides qui en plus d’imprimer, peuvent copier, scanner et faxer. Cette future architecture devant d’une part, réduire au maximum la sous-exploitation des machines et d’autre part, éviter de pénaliser les utilisateurs par de trop grands déplacements et temps d’attente.


CONTROLER  > Des gardes-fous pour l’impression

L’audit et la rationalisation du parc contribuent pour beaucoup à la réduction des coûts. Mais celle-ci serait incomplète sans une politique de contrôle des impressions. Notre solution “ Follow me Printing “ complète parfaitement les étapes précédentes :

  1. en contrôlant l’usage de la couleur

  2. en luttant contre l’oubli de documents sur les imprimantes

  3. en limitant les problèmes de confidentialité

  4. en redirigeant les flux d’impressions

  5. en imposant le recto/verso

  6. en ayant une visibilité tant souhaitée depuis des années

Cette solution a bien pour but de diminuer le nombre d’impressions et non de pousser le client à imprimer plus de pages moins cher, comme le font certains  constructeurs. Le raisonnement que nous adoptons aujourd’hui est pour le moins surprenant :

  1. “La page la moins chère reste celle que l’on n’imprime pas”


SOUS-TRAITER > Mise en place d’un coût à la page

Il y a encore quelques années, l’impression bureautique restait le seul domaine de l’informatique peu couvert par les services. Les imprimantes, étaient vendues comme des boites branchées au PC. Longtemps le terrain du monde du copieur, nous proposons aujourd’hui la facturation par un coût à la page incluant :

  1. la maintenance préventive (nettoyage des imprimantes)

  2. la maintenance corrective (intervention sous 4 heures)

  3. le remplacement des toners et autres kits de maintenance

  4. la présence sur site (suivant l’importance du parc) d’un technicien

  5. La mise en place de ce type de facturation contribuera à réduire fortement vos coûts de gestion et de fonctionnement (coûts cachés).